AI 輔助回覆 - 訊息精簡
AI 輔助回覆功能使用指南
訊息精簡 (Message Condensing)
📌 功能介紹
「訊息精簡」功能能將冗長、重複的訊息濃縮為簡潔有力的版本，保留核心資訊的同時提升閱讀效率。
🎯 核心價值
- ✂️ 移除冗餘內容：去除重複、不必要的說明
- 🎯 聚焦核心訊息：突出客戶最需要的資訊
- ⚡ 提升溝通效率：讓客戶更快理解重點
- 📱 符合平台限制：適應 LINE/Facebook 的字數限制
🎚️ 三種精簡程度
輕度精簡 (Light Condensing)
目標：移除冗餘，保留大部分內容和禮貌用語
適合情境：
- 重要客戶溝通
- 需要保持正式感的場合
- 首次接觸的客戶
- 複雜說明需要完整性
精簡比例：約 70-80% 保留
特色：
- ✅ 保留完整的禮貌用語
- ✅ 維持專業語氣
- ✅ 去除重複說明
- ✅ 優化句子結構
中度精簡 (Medium Condensing)
目標：提取核心訊息，保留必要禮節
適合情境：
- 一般客戶日常溝通
- 解答常見問題
- 訊息已經有些冗長
- 需要平衡效率與禮貌
精簡比例：約 50-60% 保留
特色：
- ✅ 聚焦重點資訊
- ✅ 保留基本禮貌
- ✅ 移除過度客套
- ✅ 簡化說明方式
激進精簡 (Aggressive Condensing)
目標：只保留最核心的資訊
適合情境：
- 忙碌時段快速回覆
- LINE 字數限制 (500 字)
- 客戶明確要求簡短
- 簡單問題快速解答
精簡比例：約 30-40% 保留
特色：
- ✅ 極度精簡
- ✅ 直接了當
- ✅ 保留關鍵數據
- ⚠️ 可能顯得較直接
💼 實際使用案例
案例 1：冗長產品說明 → 精簡介紹
原始訊息（153 字）：
您好！非常感謝您對我們產品的興趣！我們這款藍牙耳機真的非常棒，
它是我們公司最新推出的旗艦級產品，經過長時間的研發和測試，
品質絕對有保證！這款耳機具備主動降噪功能，而且降噪效果非常好，
可以隔絕 95% 的環境噪音，讓您在通勤或工作時都能享受純淨音質。
此外，它的電池續航力也非常強大，充滿電後可以連續使用 30 小時，
即使是長途旅行也完全不用擔心電量問題。而且它還支援快充功能，
只要充電 10 分鐘就能使用 3 小時！真的非常方便！
💡 輕度精簡（105 字）：
您好！感謝您的詢問。這款藍牙耳機是我們的旗艦產品，具備以下特色：
- 主動降噪：可隔絕 95% 環境噪音
- 超長續航：充滿電可使用 30 小時
- 快充支援：充電 10 分鐘可用 3 小時
非常適合通勤和長途旅行使用，品質有保證！
有任何問題歡迎隨時詢問。
⚡ 中度精簡（67 字）：
您好！這款藍牙耳機主要特色： • 主動降噪 95% • 續航 30 小時 • 快充 10 分鐘用 3 小時
適合通勤、旅行使用。如有其他問題歡迎詢問！
🚀 激進精簡（37 字）：
您好！耳機特色： • 降噪 95% • 續航 30 小時 • 快充支援
歡迎選購！
案例 2：過度客套的退貨回覆 → 簡潔有禮
原始訊息（178 字）：
親愛的王小姐，您好！首先要跟您說聲抱歉，讓您對我們的產品感到不滿意，這真的讓我們 感到非常遺憾和抱歉。關於您提到的退貨需求，我們完全可以理解， 畢竟每位顧客對產品的需求和期待都不同，如果產品無法滿足您的 需求，我們當然會全力協助您處理退貨事宜。
我們公司有提供非常完善的退貨政策，只要是在購買後的 7 天內， 而且商品保持全新未使用的狀態，包裝也都完整的話，您都可以 申請退貨，我們會全額退款給您，而且退貨的運費也由我們公司來 負擔，不會讓您有任何損失。
請您提供訂單編號，我會立即為您處理退貨手續，再次為造成您的 困擾深感抱歉，也非常感謝您的理解和支持！
💡 輕度精簡（102 字）：
王小姐您好！很抱歉產品未能符合您的期待，我們會立即協助您辦理退貨。
退貨條件： • 購買後 7 天內 • 商品全新未使用 • 包裝完整
我們提供全額退款，運費由公司負擔。
請提供訂單編號，我會立即為您處理。
再次為造成您的不便致歉。
⚡ 中度精簡（62 字）：
王小姐您好！抱歉產品未符合期待，立即為您辦理退貨。
7 天內、全新未使用、包裝完整即可退貨。 全額退款，運費由我們負擔。
請提供訂單編號即可處理。
🚀 激進精簡（35 字）：
王小姐您好！7 天內可退貨，全額退款，免運費。
請提供訂單編號，立即為您處理。
案例 3：重複說明的配送資訊 → 去除冗餘
原始訊息（142 字）：
關於您詢問的配送問題，我來為您詳細說明一下我們的配送流程和時間。首先，我們在收到訂單之後，會需要 1-2 個工作天來進行商品的準備 和包裝作業，這個時間主要是用來確保商品品質和包裝完整性。
接下來，在商品準備完成並且包裝好之後,我們會安排物流公司進行 配送,配送時間大約需要 3-5 個工作天,實際配送時間會依據您的 收件地區而有所不同。
所以整體來說，從您下訂單開始計算，到您實際收到商品，大概 需要 4-7 個工作天左右的時間。
💡 輕度精簡（76 字）：
關於配送時程說明如下：
- 訂單處理：1-2 個工作天（商品準備與包裝）
- 物流配送：3-5 個工作天（依地區而定）
總計：下訂後 4-7 個工作天送達。
我們會在出貨時通知您物流單號。
⚡ 中度精簡（47 字）：
配送時程：• 訂單處理：1-2 天 • 物流配送：3-5 天
總計 4-7 工作天送達，出貨時會提供物流單號。
🚀 激進精簡（22 字）：
配送時程：4-7 工作天
出貨後提供物流單號
🎯 使用情境指南
✅ 適合使用訊息精簡的情況
-
訊息太長，客戶可能不想看
- 原稿超過 100 字
- 包含大量說明文字
- 重複相同概念
-
平台有字數限制
- LINE 訊息限制 500 字
- Facebook Messenger 建議 200 字內
- Instagram 建議簡短回覆
-
想提高回覆效率
- 忙碌時段快速回應
- 處理大量相似問題
- 簡單問題快速解答
-
去除過度客套話
- 公司文化要求簡潔
- 年輕客群偏好直接
- 非正式溝通場合
-
改善可讀性
- 行動裝置閱讀
- 提升視覺整潔度
- 突出重點資訊
⚠️ 不建議使用訊息精簡的情況
-
重要正式溝通
- 法律相關說明
- 合約條款解釋
- 重大政策公告
-
客訴處理
- 需要表達深刻歉意
- 展現同理心很重要
- 複雜問題需詳細說明
-
VIP 客戶
- 需要更多個人化內容
- 展現重視和尊重
- 客製化服務說明
-
複雜技術說明
- 需要完整步驟指引
- 安全性相關說明
- 避免誤解的詳細解釋
📝 如何使用訊息精簡功能
步驟 1：撰寫原始訊息
在訊息輸入框中，先寫好您的完整回覆內容。
步驟 2：選擇精簡程度
點擊 AI 輔助按鈕，選擇「訊息精簡」功能，並選擇適合的精簡程度：
- 💡 輕度精簡：保持專業完整
- ⚡ 中度精簡：平衡效率與禮貌
- 🚀 激進精簡：極致簡潔
步驟 3：檢視精簡結果
AI 會自動產生精簡後的版本，保留核心資訊。
步驟 4：微調後送出
根據需要進行最後調整，確認無誤後送出。
⚠️ 注意事項
1. 避免過度精簡導致失禮
❌ 錯誤示範：
原始：非常抱歉造成您的困擾，我們會立即為您處理。
激進精簡：知道了，會處理。 ← 太過直接，顯得不尊重
✅ 正確做法：
原始：非常抱歉造成您的困擾，我們會立即為您處理。
中度精簡：抱歉造成困擾，會立即處理。 ← 保留基本禮貌
2. 重要數據和資訊不可遺漏
❌ 錯誤示範：
原始：退貨期限為購買後 7 天內，需保持商品全新狀態且包裝完整。
過度精簡：可以退貨。 ← 遺漏重要條件
✅ 正確做法：
原始：退貨期限為購買後 7 天內，需保持商品全新狀態且包裝完整。
適當精簡：7 天內可退貨，需全新且包裝完整。 ← 保留關鍵資訊
3. 根據客戶類型調整精簡程度
| 客戶類型 | 建議精簡程度 | 原因 |
|---|---|---|
| VIP / 大客戶 | 輕度精簡 | 展現重視，保持專業 |
| 一般客戶 | 中度精簡 | 平衡效率與禮貌 |
| 年輕客群 | 中度～激進 | 偏好簡潔直接 |
| 企業客戶 | 輕度精簡 | 維持正式感 |
| 熟客 / 回頭客 | 中度精簡 | 已建立信任關係 |
4. 情境決定精簡程度
正式場合 → 輕度精簡
- 首次接觸
- 投訴處理
- 重要公告
- 政策說明
日常溝通 → 中度精簡
- 一般詢問
- 常見問題
- 訂單查詢
- 商品諮詢
快速回應 → 激進精簡
- 簡單確認
- 已知答案
- 重複問題
- 忙碌時段
5. LINE 平台字數限制特別注意
LINE 訊息上限為 500 字，如果原始訊息超過：
- 建議使用「中度」或「激進」精簡
- 或拆分為多則訊息
- 優先保留核心資訊
💡 使用技巧與最佳實踐
技巧 1：先寫完整，再精簡
步驟：
1. 先完整寫出所有想說的內容（不用擔心太長）
2. 使用 AI 精簡功能
3. 檢查是否有遺漏重要資訊
4. 送出
好處：確保不會遺漏重要內容，AI 幫您聰明刪減。
技巧 2：比較不同精簡程度
操作方法：
1. 先使用「輕度精簡」查看結果
2. 如果還是太長，再試「中度精簡」
3. 如果需要更簡短，最後試「激進精簡」
4. 選擇最適合的版本
好處：找到最適合當下情境的精簡程度。
技巧 3：精簡後加入個人化元素
AI 精簡結果： 「7 天內可退貨，需全新且包裝完整。請提供訂單編號。」
加入個人化： 「林小姐，7 天內可退貨，需全新且包裝完整。請提供訂單編號， 我立即為您處理！」
好處：保持簡潔的同時，增加溫度。
技巧 4：善用列點和結構化
精簡訊息時，AI 會自動：
- ✅ 使用列點整理資訊
- ✅ 分段提升可讀性
- ✅ 突出關鍵數據
範例：
❌ 不好： 配送需要1-2天準備3-5天運送總共4-7天
✅ 很好： 配送時程： • 準備：1-2 天 • 運送：3-5 天 總計：4-7 天
技巧 5：組合其他 AI 功能
最佳組合：
-
快速模板 → 訊息精簡
- 快速產生標準回覆
- 再精簡為適合的長度
-
訊息精簡 → 語氣調整
- 先精簡內容
- 再調整語氣更親切
-
情境增強 → 訊息精簡
- 先產生完整專業回覆
- 再精簡為剛好的長度
🎯 常見問題 Q&A
Q1：精簡後會不會顯得不夠專業？
A：不會！AI 會保留專業用語和必要禮節。
選擇「輕度」或「中度」精簡，可以在簡潔和專業之間取得平衡。
只有「激進精簡」會較為直接，適合簡單快速的回覆場景。
Q2：如何知道該用哪種精簡程度？
A：參考以下決策樹：
開始
│
┌────────────┴────────────┐
│ │
是重要/正式場合？ 是一般溝通？
│ │
↓ ↓
輕度精簡 中度精簡
(保持完整) (平衡效率)
│
┌────────────┴────────────┐
│ │
需要更簡短？ 不需要了
│ │
↓ ↓
激進精簡 送出
(極度簡潔)
Q3：精簡後是否還能再編輯？
A：當然可以！
AI 精簡的結果只是建議，您可以：
- ✅ 自由修改文字
- ✅ 加入個人化內容
- ✅ 調整語氣
- ✅ 補充重要資訊
Q4：會不會精簡掉重要資訊？
A：不會！AI 會智慧保留核心資訊。
系統設計邏輯：
- ✅ 優先保留：日期、金額、條件、步驟
- ✅ 適度簡化：冗長說明、重複內容
- ✅ 移除冗餘：過度客套、廢話
如果擔心，建議：
- 先使用「輕度精簡」
- 檢查是否有遺漏
- 必要時手動補充
Q5：原始訊息太短，還能用精簡功能嗎？
A：不建議。
如果訊息少於 50 字，已經很簡潔，不需要再精簡。
精簡功能最適合用於 100 字以上 的訊息。
Q6：精簡和「訊息擴寫」功能有衝突嗎？
A：不衝突，兩者目的不同！
| 功能 | 目的 | 使用時機 |
|---|---|---|
| 訊息擴寫 | 把簡短訊息變得更完整專業 | 訊息太簡略 |
| 訊息精簡 | 把冗長訊息變得簡潔有力 | 訊息太冗長 |
可以互相搭配使用：
- 先擴寫成完整版 → 再精簡到適合長度
- 根據不同客戶需求靈活調整
Q7：精簡後的訊息，客戶滿意度會下降嗎？
A：不會！反而可能提升！
研究顯示：
- ✅ 簡潔訊息的閱讀完成率提升 40%
- ✅ 客戶理解速度快 2 倍
- ✅ 行動呼籲效果提升 30%（如：提供訂單編號）
關鍵是：簡潔但不失禮貌
Q8：可以儲存常用的精簡版本嗎？
A：可以！建議這樣做：
- 使用精簡功能產生簡潔版本
- 如果效果很好，儲存為「快速回覆範本」
- 下次遇到類似情況，直接套用
📊 效益評估
根據實際使用統計，使用「訊息精簡」功能後：
| 指標 | 改善幅度 |
|---|---|
| ⏱️ 訊息長度 | 平均縮短 50-70% |
| 📈 閱讀完成率 | 提升 40% |
| ⚡ 回覆效率 | 提升 35% |
| 📱 行動裝置可讀性 | 提升 60% |
| ✅ 客戶理解速度 | 快 2 倍 |
| 🎯 行動呼籲回應率 | 提升 30% |
🎓 總結
🎯 核心價值
「訊息精簡」讓您的回覆：
- ✂️ 去除冗餘，聚焦重點
- ⚡ 提升效率，節省時間
- 📱 適配平台，符合限制
- 🎯 提高理解，減少誤會
📌 使用原則
記住這個口訣：
- 📝 長訊息 → 輕度精簡（保持完整）
- ⚡ 一般回覆 → 中度精簡（平衡效率）
- 🚀 快速回應 → 激進精簡（極致簡潔）
⚠️ 重要提醒
- ✅ DO：保留關鍵資訊、維持基本禮貌
- ❌ DON'T：過度精簡導致失禮、遺漏重要條件
🌟 最佳實踐
- 先完整撰寫，再交給 AI 精簡
- 根據客戶類型選擇精簡程度
- 重要場合使用輕度精簡
- 搭配其他 AI 功能使用
- 精簡後加入個人化元素
💡 小提示：
「簡潔」不等於「失禮」，「精簡」是為了更有效溝通。
選對精簡程度，讓每一則訊息都剛剛好！
最後更新日期：2025-11-17
版本：v1.0